Quem é autônomo, freelancer ou trabalha em sistema home office sabe como é importante se organizar. Conheça algumas ferramentas de autogestão para ajudar nessa tarefa.
Quem trabalha remotamente sabe como é importante se organizar. Disciplina e foco, assim como ter tudo para escritório em casa, ajudam a manter um fluxo de trabalho eficaz. É o que se chama de autogestão: a capacidade do indivíduo de gerir suas tarefas sem precisar da cobrança de alguém.
Isso, no entanto, pode ser um pouco complicado. Felizmente, hoje há uma série de ferramentas online que ajudam o autônomo, freelancer ou trabalhador remoto a montar um fluxo de trabalho e a manter o foco em qualquer local. Conheça 4 delas:
1. Agenda virtual
Apesar de o papel ainda ser muito útil, a agenda digital traz uma série de vantagens para o usuário. Primeiramente, ela permite a visualização de todo o calendário semanal (e até mensal) de uma só vez. Com isso, é mais fácil garantir o cumprimento de prazos e melhor distribuição de tarefas.
Além disso, a agenda virtual envia avisos quando algum prazo está perto de terminar. Por exemplo: o usuário tem uma reunião às 10h30. Meia hora ou 15 minutos antes, ele recebe avisos no celular para não perdê-la. A agenda pode ser acessada de qualquer dispositivo conectado à internet. Por fim, é possível compartilhá-la com outros usuários (essencial para secretárias em home office) e inserir links de reuniões.
2. Cronômetro
Freelancers e funcionários que já trabalham com home office há muito tempo sabem fundamentalmente como tempo é dinheiro. Quanto mais rápido conseguem entregar alguma tarefa, mais trabalhos produzirão e, consequentemente, maior será o pagamento. No entanto, uma residência pode trazer muitas distrações, principalmente para quem tem dificuldades em se concentrar.
É mais fácil manter a concentração durante um tempo curto de trabalho, pois essa limitação evita que o trabalhador procrastine. Portanto, o cronômetro online ajuda a estipular metas de tempo.
O usuário pode, por exemplo, adotar o método Pomodoro: 25 minutos de trabalho seguido e 5 minutos de descanso. Com isso, ele se sentirá mais motivado a terminar uma tarefa em menos tempo e pode até competir consigo para alcançar metas ainda mais rápidas.
3. Kanban
O kanban é, na verdade, um conceito que gerou uma série de aplicativos baseados nele. Seu nome é o equivalente japonês para “cartão”. Ele é um sistema visual ágil para gestão do fluxo de tarefas, principalmente em equipes.
Por isso, ele conta com 3 elementos centrais:
- cartões: onde o usuário coloca a tarefa a ser feita para que todo o fluxo de trabalho flua. Por exemplo: responder e-mails dos clientes;
- colunas: representam o status das tarefas (neste caso, dos cartões). O kanban costuma ter 3 colunas — a fazer, fazendo e feito. Neste exemplo, o usuário muda o cartão dos e-mails para a coluna “fazendo” e, quando responder todos, coloca-o na coluna “feito”;
- quadro: é o layout do kanban, com seus cartões e colunas. Com ele, é possível ter uma visualização de todo o status do trabalho.
Há uma série de ferramentas baseadas nele que são pensadas para equipes de trabalho remoto. Assim, todos os colaboradores conseguem visualizar o status do projeto em cada fase. Porém, também pode ser utilizado por autônomos, que precisam ter uma habilidade de autogestão muito mais forte.
4. Controle de ponto
Durante o trabalho remoto, é muito mais fácil que alguém trabalhe muito mais horas do que em uma jornada de trabalho convencional. Isso porque se o indivíduo trabalha em casa, é como se ele vivesse em eterno expediente. Portanto, isso atrapalha tanto o lado profissional como o pessoal.
Atualmente, existem aplicativos de controle de ponto, em que o trabalhador pode acompanhar quantas horas trabalhou. Quem é funcionário de uma empresa pode até controlar o banco de horas, criar relatórios de tempo trabalhado e configurar períodos de trabalho em feriados.
