Como realizar um diagnóstico organizacional? Um diagnóstico organizacional possui suma importância no meio empresarial, porque permite identificar possíveis lacunas que precisam ser preenchidas e também os pontos positivos de um grupo que almeja metas dentro de prazos pré-estipulados. Com ele, é possível analisar o que está de errado e o que está indo bem.
Dessa forma, um líder que procura entender como sua equipe está agindo no caminho do planejamento estratégico, precisa, sazonalmente, realizar um diagnóstico organizacional, buscando quantificar em números e até mesmo palavras o desempenho interno de sua empresa. Leia conosco e aprenda a como realizar um diagnóstico organizacional, vamos lá!
Conceito de diagnóstico organizacional
Anteriormente as dicas de como realizar um diagnóstico organizacional, é de suma importância que você compreenda o conceito completo do mesmo, que se assemelha muito com a análise de desempenho de RH sobre os colaboradores, porém de uma forma mais branda do que nesse último caso.
Portanto, ainda usando a análise de desempenho de RH como exemplo, imagine como se o diagnóstico organizacional fosse uma análise de desempenho, porém analisando não somente os funcionários em si, mas também todo um setor dentro de uma empresa, buscando compreender quais são os possíveis problemas que determinado grupo está passando atualmente em busca de seus objetivos.
Quais são os objetivos de um diagnóstico organizacional?
Os objetivos de diagnóstico organizacional impactam as diferentes áreas da organização, entre as quais encontramos o seguinte:
- Incentivar a colaboração entre grupos e indivíduos;
- Definir um equilíbrio entre as necessidades da organização e os objetivos profissionais;
- Desenvolver e promover a comunicação interna;
- Analisar possíveis problemas pontuais de produção e encontrar soluções;
- Construir e desenvolver a cultura da empresa e o sentimento de pertença dos funcionários;
- Encontrar metodologias para melhorar o ambiente de trabalho para fortalecer o relacionamento entre os funcionários, e, consequentemente, melhorar seus resultados;
- Cultivar a proatividade nos funcionários da organização, principalmente quando problemas são encontrados.
Como realizar um diagnóstico organizacional?
O diagnóstico organizacional assenta, portanto, num processo ou fases de desenvolvimento, que consistem nas fases de: diagnóstico preliminar, feedback, avaliação e desenvolvimento do diagnóstico organizacional, intervenção e acompanhamento. Leia e entenda mais sobre cada uma dessas fases:
1. Diagnóstico organizacional preliminar
Consiste em avaliar a situação por meio de pesquisas ou entrevistas para identificar problemas. Para isso, é fundamental ter as ferramentas certas para que os colaboradores se sintam à vontade para dar um feedback honesto. Os gerentes de RH precisam desenvolver uma estratégia clara, fazer as perguntas certas para que possam tirar conclusões e implementar melhorias.
2. Feedback
O diagnóstico organizacional deve ser abrangente e promovido entre todos os membros da organização. Uma das formas de promover um relacionamento próximo com os funcionários é lhes oferecer feedback honesto e constante.
Portanto, uma boa prática é realizar reuniões individuais semanais entre empregadores e empregados. Além disso, ter ferramentas para realizar análises de desempenho é fundamental para ajudá-lo a desenvolver todos os talentos da empresa.
Isso pode ser otimizado graças aos softwares de Recursos Humanos, que permite pesquisas. Muito útil para tirar dúvidas, opiniões e entender as necessidades dos trabalhadores. Também permite que os colaboradores se expressem e resolvam eventuais problemas de forma rápida e objetiva.
3. Avaliação e desenvolvimento do diagnóstico organizacional
Para alcançar um desenvolvimento organizacional eficaz, é importante monitorar constantemente o funcionamento dos diferentes departamentos de uma empresa.
Da mesma forma, é fundamental analisar o desempenho de cada funcionário. Como fazer isso? Com uma avaliação de desempenho detalhada para diagnosticar quais são os pontos fortes e fracos da organização.
Desta forma, você poderá compreender facilmente quais são as habilidades nas quais há necessidade de progredir e quais podem ser fortalecidas por meio de um programa de treinamento em gestão.
4. Intervenção
A intervenção é processo realizado quando já se possuem todos os dados de grande valia em mãos, afinal, são eles que irão mostrar onde e o que deve ser alterado. Geralmente, é o momento onde reuniões prévias são realizadas para explicar como irá acontecer cada plano de ação.
Esses planos de ações podem ser designados por grupos, separados por setores. Assim, cada um saberá o que deve fazer dentro do seu próprio grupo, visando atingir as melhorias desejadas nos pontos informados.
Vale ressaltar ainda que existe o processo de adaptação, afinal, nada acontece da noite para o dia, e os bons resultados aparecem mais no médio em longo prazo.
5. Acompanhamento
Saber como realizar um diagnóstico organizacional envolve, acima de tudo, fazer o acompanhamento de perto para analisar as mudanças. Aqui teremos que manter o foco no problema e pensar em ferramentas para resolvê-lo e depois usar as melhorias para manter o controle do processo na empresa.
Para completar com sucesso as 5 etapas, é essencial ter um gerenciador de documentos de informação. O software de recursos humanos, portanto, permite realizar pesquisas, avaliar o desempenho do trabalho, gerenciar todos os documentos da empresa de forma segura, confidencial e organizada. Isso facilita muito a busca rápida de informações no repositório de documentos e a captura de dados de qualidade com base em análises anteriores.
Por que o diagnóstico organizacional é importante?
O diagnóstico organizacional busca aumentar a eficácia da empresa e de cada um de seus membros em todos os níveis hierárquicos. Nesse sentido, potencializa vários elementos dentro da organização, tais como:
- As necessidades do pessoal para trabalhar em condições satisfatórias, ou seja, que cada um dos trabalhadores possua espaços e ferramentas adequadas e necessárias para o desempenho de suas funções;
- Políticas, processos, procedimentos e documentação de pessoal que permitam que a empresa e seus membros trabalhem adequadamente. Além de fazer as alterações necessárias, quando necessárias;
- Necessidades individuais para que cada um dos colaboradores possa desenvolver suas atividades em equipe. Treinamento, ferramentas ou equipamentos de segurança, dependendo do nível hierárquico.
Um dos objetivos do diagnóstico organizacional é melhorar o relacionamento interpessoal no ambiente de trabalho. Os conflitos nesta área podem surgir de problemas de comunicação com o empregador direto e colegas. A falta de motivação ou interesse no ambiente e nas atividades também pode afetar.
Vantagens de realizar um diagnóstico organizacional em uma empresa
Ao mergulhar nos benefícios do diagnóstico organizacional, os seguintes pontos devem ser considerados:
- Desenvolvimento constante: quer seja autônomo ou gerenciado por meio de um programa de gerenciamento de treinamento;
- Promoção da comunicação corporativa (comunicação interna): graças à maior integração entre departamentos e à melhoria do ambiente de trabalho;
- Maior motivação dos funcionários: seguindo objetivos e melhorando o sentimento de pertença à empresa;
- Evolução de serviços e produtos;
- Aumento nos lucros.
Técnicas eficazes e exemplos de diagnóstico organizacional
A consolidação do diagnóstico organizacional passa pelas seguintes técnicas para aprimorá-lo:
1. Pesquisas constantes
É uma das maneiras mais eficazes de reunir informações sobre sua organização e seu relacionamento com os clientes. Somente depois que os dados forem coletados, você poderá tomar as decisões apropriadas para resolver os conflitos.
2. Direção por objetivos
Este modelo de gestão foca no cumprimento de metas, em vez de no desempenho diário específico ou no cumprimento de tarefas específicas. Dessa forma, a gestão e a avaliação de desempenho são geralmente mais simples. Isso traz benefícios em termos de produtividade, senso de pertencimento e gerenciamento de tempo.
3. Reuniões de qualidade
Este método consiste na realização de reuniões semanais para avaliação de problemas e promoção de soluções, criando um grupo confiável dentro da empresa. Recomenda-se que esses grupos sejam compostos de cinco a um máximo de dez participantes para promover seu dinamismo.
4. Fortalecimento da equipe
A integração no trabalho implica que os vários componentes da organização, apesar de suas diferenças, possam se concentrar e trabalhar para um bem comum.
Para construir esta “formação de equipe” é conveniente realizar entrevistas, e métodos de avaliação de desempenho através dos quais se conhece o desempenho da pessoa ou grupo de trabalho. Com estas informações fica mais fácil analisar o ambiente de trabalho, pensar e ativar as medidas necessárias para promover a dinâmica do trabalho em equipe e o apoio entre os colaboradores.
5. Processos de consulta
Estar em diálogo constante com os colaboradores é conveniente porque você pode fomentar uma relação de carinho e atenção, para que os colaboradores se sintam valorizados. É por isso que as consultas são importantes. Além disso, os últimos permitem um feedback direto com os gestores e cada trabalhador pode comunicar suas opiniões e necessidades.
Mesmo pensando no futuro, é algo que permite estar mais próximo dos interesses do funcionário e pode cultivar sua progressão na empresa por meio de um plano de treinamento.
6. Análise Transacional
O desenvolvimento organizacional é baseado no estudo e compreensão do contexto em que os colaboradores atuam. Percorrer esses processos por meio de uma análise completa, concebida sob diferentes perspectivas, facilita a leitura dos cenários e a busca de soluções.
7. Capital próprio
Embora todo sistema de trabalho inclua hierarquias, a abordagem dos problemas deve ser baseada no valor das ideias e habilidades de cada pessoa. E não tanto em aspectos como antiguidade ou posição na empresa. Dê voz a todos os membros da equipe.
8. Competitividade no trabalho
A competitividade no trabalho, bem administrada, pode gerar dinâmicas positivas que alimentam o desenvolvimento organizacional que a empresa gerencia sob diferentes perspectivas.
Saber gerenciá-lo vai gerar motivação geral e união entre os funcionários; desta forma, os laços entre os colaboradores são reforçados e a produtividade da empresa é favorecida.
Dessa forma, como podemos ver até aqui, entender como realizar um diagnóstico organizacional consiste em analisar dados, tanto pessoais como de grupo de seus funcionários, encontrar problemas e resolvê-los. Siga nossas dicas e realize um diagnóstico com suas equipes. Até a próxima!