Memória organizacional é um conceito que visa administrar o conhecimento que a empresa adquiriu ao longo dos anos, sendo essencial para seu sucesso a longo prazo.
No universo corporativo, a memória das empresas se concentra no operacional, incluindo dados e informações. Mas é necessário ir além e entender que a memória organizacional inclui todas as experiências vividas pela organização.
Quando um negócio começa a atuar no mercado, ele está prestes a vivenciar momentos, situações e acontecimentos que vão moldar sua capacidade de lidar com o mercado.
É como se fosse um bebê, que ao longo dos anos vai acumulando experiências e vivências, aprendendo a lidar com problemas, frustrações, desejos e outros acontecimentos de sua vida.
É assim que o ser humano adquire a capacidade necessária de correr atrás de seus objetivos, colocar em prática seus planos e projetos e melhorar continuamente. Tudo fica armazenado em seu cérebro, e as organizações passam por um processo semelhante.
Para entender um pouco mais sobre o assunto, neste artigo, descubra o conceito de memória organizacional, quando ela deve ser usada, quais são as vantagens dessa ferramenta, como aplicá-la e alguns exemplos de aplicação.
O que é memória organizacional?
Memória organizacional são os dados, conhecimentos e informações acumulados por uma empresa desde o momento em que ela começa a atuar no mercado. Dentro dela, vários aspectos essenciais para seu funcionamento são armazenados, como:
- Recursos tecnológicos;
- Processos;
- Materiais usados;
- Profissionais.
Esses e outros elementos envolvem o funcionamento do negócio e são fundamentais para que ele se desenvolva. Dentro de uma empresa de recarga de extintor veicular, ele faz parte da gestão de conhecimento.
Saber trabalhá-lo é primordial para melhorar a competitividade da companhia. As pessoas, ao longo da vida, acumulam conhecimentos e informações que as transformam e fazem ser quem são.
Perder tudo isso é simplesmente perder todos os anos de vivência, algo que traria muitas dificuldades para qualquer um. Com as empresas, a situação é praticamente a mesma, por essa razão, é necessário investir em medidas para conservar os dados.
A memória organizacional deve ser usada para resgatar a história, trajetória e valores da corporação, bem como a maneira como ela gerencia os ativos intelectuais e informações importantes para seu desenvolvimento.
Também deve ser usada quando for necessário para refletir sobre aquilo que é essencial para o negócio e seu propósito de existência.
Ao aplicar o recurso, mesmo que ocorra a troca de funcionários, ambientes e produtos, seus princípios conseguem ser preservados. A memória organizacional também deve ser usada quando marcos e rupturas forem identificados.
Por fim, seu uso também se aplica ao registro, preservação e estruturação da história e da linha do tempo da corporação.
Vantagens da memória organizacional
A memória organizacional existe para evitar transtornos e gargalos que possam atrapalhar a integração da equipe, realização de projetos e delegação de tarefas.
Se uma empresa de coleta de resíduos se preocupa em administrar de maneira eficiente o seu conhecimento, qualificar melhor seus colaboradores e obter os subsídios necessários para seu crescimento. É importante trabalhar com essa técnica.
Os resultados são benéficos para todos, e dentre as principais vantagens da memória organizacional estão:
Melhora do desempenho
O capital intelectual será bem organizado e administrado, melhorando o desempenho geral da companhia, possibilitando que ela se destaque no mercado.
Ao vencer a concorrência, acaba se tornando mais forte perante o público e o custo-benefício melhora exponencialmente.
Fortalece a equipe
Saber administrar e manter a memória organizacional permite que todos compartilhem os objetivos e responsabilidades da empresa. As tarefas se tornam mais efetivas e a companhia trabalha em um círculo virtuoso de qualidade em seus processos.
Mais autonomia
A memória organizacional evita que o conhecimento se concentre em apenas uma única pessoa, ou seja, todos os colaboradores se tornam capacitados para lidar com os desafios da rotina.
Como resultado, os funcionários de um fabricante de molduras de gesso 3d se tornam mais autônomos e produtivos, gerando ideias e possibilidades novas em relação à ação da empresa.
A corporação terá uma equipe motivada, com sentimento de pertencimento e senso de responsabilidade aguçado. Eles sabem como lidar com os processos internos e se sentem felizes com o crescimento da empresa.
Melhora os processos internos
Outro benefício é que a memória organizacional ajuda a mapear processos internos, aumentando a eficiência e diminuindo os riscos no dia a dia.
Isso é importante porque traz uma padronização para o dia a dia de trabalho, minimizando erros que atrasam os processos e desmotivam os funcionários.
Como aplicar a memória organizacional
Atualmente, existem diversas ferramentas que ajudam a registrar a memória corporativa, como no caso de acervos de documentos, livros, fotos, relatos, entrevistas, Storytelling, vídeos, internet, intranet, entre outros.
Por conta do desenvolvimento da tecnologia, um fabricante de calandras de perfil pode implementar a memória organizacional por meio de um portal ou site corporativo, para trazer mais visibilidade e facilidade de acesso.
Para que o recurso seja realmente relevante e acessível no futuro, existem alguns cuidados fundamentais em sua aplicação.
Primeiro é necessário pensar quais elementos precisam ser preservados, como a memória será armazenada, de que maneira será atualizada e como selecionar quais são os elementos de valor para a corporação.
Outro ponto importante é entender o contexto, o conceito e o foco que vão representar essa memória, uma vez que vários registros podem ser interpretados em diversas situações.
Verifique a narrativa e o contexto que serão trabalhados na memória organizacional, busque mais conhecimento sobre o assunto e procure o apoio da liderança para que todas as atividades sejam elaboradas com dedicação.
Uma empresa de calibração de equipamentos hospitalares deve verificar seu nível de maturidade em relação às atividades que serão adotadas para preservar a memória corporativa.
É interessante usar ferramentas de diagnóstico, como análise SWOT, 5Ws e 2Hs. Todas elas contribuem com o planejamento e tornam as atividades mais assertivas.
Também é muito importante envolver e valorizar as pessoas que atuam em cada atividade da empresa. O responsável por esse trabalho deve conhecer bem o ambiente, fazer um bom planejamento e organizar a criação da memória.
Identifique áreas e parcerias internas, faça o mapeamento dos fluxos de informação, elabore taxonomias, descreva os registros, e faça um plano de divulgação de marketing para disponibilizá-los.
É muito importante acompanhar os resultados das atividades, e ter em mente que a memória organizacional requer trabalho contínuo e cíclico é indispensável.
Existem vários exemplos de aplicação de memória organizacional, como na comunicação interna e externa, assegurar valores e conhecimentos, gestão do conhecimento e planejamento estratégico.
Uma serralheria de ferro e alumínio também pode aplicá-la na gestão de mudanças, em crises, fusões e aquisições, na gestão de pessoas e na relação com a comunidade.
Neste último caso, ela traz um retrato da região, com base em trechos de histórias, fotos de diferentes segmentos sociais e que formam as cadeias produtivas locais.
Para elucidar um pouco mais, um bom exemplo são as atividades relacionadas à gestão do conhecimento. Para isso, pode ser desenvolvido um portal que vai armazenar todo o repositório de informações e práticas relacionadas às ações aplicadas.
O registro pode acontecer por meio de Storytelling, programas, entrevistas, vídeos em projetos, dentre outras possibilidades. Uma empresa de instalação gás veicular pode divulgar esses materiais internamente em sua intranet.
Com isso, o portal do conhecimento se transforma em um grande repositório da memória organizacional, que permite de maneira prática resgatar as informações sobre a companhia.
Outro exemplo é o Storytelling na gestão de projetos que ajuda a tratar de maneira efetiva o aprendizado obtido. Com isso, é possível obter uma melhora significativa quando for o momento de executar novos projetos dentro da corporação.
Os profissionais vão se lembrar do que funcionou ou não em outras épocas e em situações semelhantes, e o próprio gestor pode reavaliar todos os pontos em trabalhos futuros.
Se não houver memória, não é possível reaproveitar o conhecimento adquirido ao longo dos anos, tampouco é possível entender os produtos que já foram desenvolvidos pela marca em outros projetos.
É como se a equipe tivesse que começar do zero todas as vezes, correndo muitos riscos, inclusive de reviver erros do passado.
Por outro lado, ao implementar sua memória corporativa, uma empresa de adaptação veicular para cadeirantes sempre vai caminhar para frente e melhorar seus projetos continuamente.
Considerações finais
A memória organizacional é uma ferramenta primordial para o conhecimento da empresa e seus projetos futuros. Ela sempre saberá como enfrentar ou determinadas situações no passado e o que precisa fazer para superar alguns problemas.
Como foi apresentado, existem várias maneiras de implementar a memória corporativa, e basta escolher o método compatível com as necessidades do negócio, para que ao longo do tempo ele construa seu acervo de informações e dados fundamentais.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.