Vamos entender melhor como funciona a segurança de um e-mail, um dos mais importantes elementos que compõem o dia a dia de uma organização.
Uma vez que trata-se de uma plataforma que abrange todas as áreas da empresa, existem diversos motivos que tornam garantir sua segurança um fator essencial.
Toda organização que lida diariamente com dados, sabe que é preciso protegê-los, pois a possibilidade de vazamento pode trazer sérios prejuízos para uma empresa.
Como todos os funcionários precisam usar a ferramentas nas diversas atividades praticadas, toda a organização torna-se mais suscetível a possíveis vírus enviados por mensagens.
Dessa forma, diferentes empresas, como um fornecedor de tijolos ou qualquer outro setor do mercado sabem que é preciso investir em meios de tornar o uso consciente e cada vez mais seguro com relação aos spams recebidos por colaboradores.
Por esses motivos, é preciso entender o que é a segurança de um e-mail e como ela pode ser melhorada. Isso é essencial para proporcionar mais proteção para a empresa.
O que é a segurança de um e-mail?
Toda companhia que presta um serviço ou que vende um determinado produto, constantemente recebe mensagens de e-mail sobre os mais variados assuntos.
Além dos e-mails enviados pela própria empresa e das mensagens de clientes, é possível que a caixa dos colaboradores também receba avisos indesejados que podem colocar em risco a segurança da organização.
Visando evitar problemas, existe a segurança do e-mail, um processo responsável por evitar ataques cibernéticos. Com essa finalidade, são exercidas diferentes funções, tais como:
- Proteger a caixa de entrada;
- Defender domínios contra a falsificação;
- Evitar fraudes;
- Parar a distribuição de malware;
- Bloquear ataques de phishing;
- Criptografar o conteúdo.
Antigamente, como bem sabe sua empresa de manutenção em rede de alta tensão, os serviços de e-mail não possuíam elementos de privacidade e segurança, deixando o serviço desprotegido.
Porém, isso não é mais uma realidade e a segurança do e-mail precisa ser feita pelas empresas dos diversos segmentos do mercado.
Como melhorar a segurança de um e-mail?
Percebendo a importância de proteger os dados de um e-mail, cada vez mais empresas podem apostar em medidas que ajudam nessa necessidade. Pontuamos a seguir algumas das principais coisas que podem ser feitas.
Utilizar antispam
Geralmente, as caixas de e-mail contam com filtros que distribuem mensagens importantes e spams.
Porém, de qualquer maneira, é muito indicado utilizar também um antispam. Existem versões pagas que prometem maior segurança, mas também é possível optar por versões gratuitas.
Trata-se de um programa que faz a leitura de e-mails suspeitos detectados na rede. Depois de identificá-los, a mensagem é adicionada no banco de dados do sistema, classificado como malicioso para sua empresa fabricante de sombrite, por exemplo.
Atenção aos documentos em anexo
Os anexos também são utilizados para entrar em computadores e causar problemas por pessoas mal intencionadas. Eles podem ser enviados por meio de mensagens com arquivos que chamam a atenção do usuário, como extratos bancários, documentos e cobranças.
Muitas empresas passaram a utilizar o recibo de holerite online, em vez de enviar o arquivo para seus colaboradores, como uma forma de evitar esse tipo de problema.
Então, o usuário clica e baixa o anexo infectado e o vírus se instala na máquina rapidamente. O mais indicado é sempre abrir somente os arquivos de fontes confiáveis, e se for necessário, solicitar uma varredura da mensagem e do arquivo pelo antispam.
Instruir os colaboradores
Além da tecnologia, todas as empresas, como uma empresa de graficas em campinas, deveriam se preocupar com o fator humano.
Dizemos isso, pois nem sempre a solução para evitar problemas com a segurança de e-mail está nas mãos do antispam.
Dessa forma, é fundamental que a organização invista na conscientização dos seus colaboradores, promovendo palestras e dando instruções que permitam uma gestão mais aprimorada das mensagens recebidas.
Dessa maneira, é possível adotar normas sobre o uso de computadores e sobre a abertura de mensagens de e-mail de maneira que essa se torne mais uma frente capaz de evitar ataques cibernéticos por falta de atenção ou descuido.
Políticas de segurança de e-mail
De forma sucinta, as políticas de segurança de e-mail podem ser entendidas como normas e ações determinadas pela empresa e que precisam ser respeitadas.
Pense na política de e-mail como um manual de instruções, ou seja, um conjunto de normas que os funcionários da empresa devem respeitar.
No momento, mentalize na política de e-mail sob um viés da tecnologia e do setor de TI. É preciso que a empresa adote tecnologias e procedimentos que garantam o uso seguro e confiável dele.
Algumas boas práticas de segurança de e-mail para sua auditoria contábil são adotar uma solução de Secure Email Gateway, implantar DMARC, utilizar a autenticação multifator e investir em criptografia.
Soluções de segurança de e-mail
Uma segurança efetiva de e-mail envolve a adoção de soluções de proteção de e-mail, afinal, ele possui diversas vulnerabilidades que só podem ser vistas com o uso de soluções e ferramentas.
Utilizar um Secure Email Gateway (SEG) é uma solução de segurança de e-mail que protege a plataforma corporativa contra diferentes tipos de ameaças, como phishing, spam, ransomware e BEC.
Um SEG como o Gatefy Email Security ( oferece a visibilidade e o controle que a organização precisa para continuar operando com tranquilidade e confiança. Outra tecnologia que pode e deve ser adotada para melhorar a segurança do e-mail é o DMARC.
Trata-se de um protocolo de difícil implantação. Então, é recomendável adotar uma solução para sua empresa de Corte a laser metal que facilite o processo de autenticação e aplicação de e-mail DMARC, como o Gatefy Anti-Fraud Protection (programa anti-fraude).
Quais são as ameaças de e-mail mais comuns?
Agora que já está consciente de que o e-mail não é seguro, vamos entender os principais tipos de ameaças que podem conter em um.
- Spam
Trata-se de uma mensagem indesejada que prejudica a produtividade da empresa, afeta servidores e que pode ser usada como um meio de propagação de malware.
- Phishing
Trata-se de um tipo de e-mail malicioso que usa a persuasão e informações falsas para induzir a vítima. O grande objetivo é convencer alguém a divulgar informações sensíveis ou fornecer acesso a sistemas internos.
- Malware, como ransomware e vírus
Esse é um termo amplo para se referir a softwares maliciosos, como ransomware, vírus, worm, spyware e trojan. O e-mail sempre foi muito usado para a propagação de diferentes tipos de malware, que se escondem em links maliciosos ou anexos.
- Engenharia social
Outra ameaça que um fabricante de sacolas personalizadas precisa conhecer é a engenharia social. Esse é um método de pesquisa e persuasão muito usado em ataques de spam e phishing. O hacker estuda a vítima para que possa enganá-la.
- Business Email Compromise (BEC)
Também conhecido como Fraude do CEO, o BEC é uma ameaça avançada que ocorre quando o cibercriminoso personifica o colaborador ou o CEO de uma empresa para cometer crimes e enganar.
Como os e-mails são explorados?
No primeiro olhar, o e-mail parece um sistema de comunicação simples, pois é fácil de entender e fácil de usar, mesmo para quem tem pouca familiaridade com a internet.
Basta abrir a plataforma, escrever um texto e clicar em “enviar” para que alguém receba a mensagem na sua caixa de entrada. No entanto, existem diferentes processos e protocolos que compõem a criação, o envio e o recebimento de um.
Os 5 principais componentes ou partes de um e-mail que costumam ser falsificadas por cibercriminosos são:
- O endereço de e-mail do remetente;
- O nome do remetente;
- O corpo do e-mail;
- Anexos;
- Links.
É importante que sua fábrica de toldos esteja sempre atenta a todas essas partes, que nos ajudam a entender como os e-mails são explorados.
Considerações finais
Como a internet é um elemento cada vez mais indispensável na rotina das organizações, é preciso saber fazer o uso consciente dos recursos que ela promove.
Nesse sentido, nada mais importante que tratar a questão da segurança do e-mail. Ao investir em frentes como o uso de antispam e Email Security Gateway, ter cuidado redobrado com anexos e instruir os funcionários a ter atenção extra, é possível evitar problemas.
A segurança de e-mail é complexa, envolvendo diferentes métodos e tecnologias, e exigindo esforço combinado da empresa e de seus funcionários.
Sabendo o quão suscetível os colaboradores estão a ataques e golpes na internet, a tecnologia deve ser empregada em prol da segurança, minimizando os riscos de vazamento de dados e acessos não autorizados.
Tenha sempre em mente que um e-mail malicioso pode ser o suficiente para paralisar toda a operação de uma empresa, com prejuízos incalculáveis.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, em parceria com o site Jornal do Corpo, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.